Cara Menggunakan Google Drive dan Memanfaatkannya Secara Maksimal

Bila Anda baru memiliki Google Drive, ini adalah saat yang tepat untuk mulai belajar dan memanfaatkannya untuk berbagai kebutuhan


    Google Drive merupakan salah satu pilihan solusi penyimpanan cloud terpopuler saat ini. Layanan yang bisa Anda manfaatkan dengan memiliki akun gmail ini hadir dengan kapasitas 15GB secara gratis. Tentunya kapasitas ini sudah bisa dikatakan cukup untuk penggunaan pribadi. Layanan yang bisa ditingkatkan kapasitas dan fitur tambahan dengan langganan berbayar ini juga memiliki tampilan sederhana dengan integrasi Google Documents yang artinya bisa Anda pergunakan untuk menunjang produktifitas.

    Baca : Keunggulan dari google drive

    Menggunakan Google Drive dari Membuat, Download Upload dan Berbagi File

    Meskipun layanan yang sering disertakan dalam sistem operasi android, tak menutup kemungkinan beberapa orang belum pernah memanfaatkan layanan ini secara maksimal. Nah, apabila Anda baru memiliki Google Drive, ini adalah saat yang tepat untuk mulai belajar dan memanfaatkannya untuk berbagai kebutuhan seperti mengunggah dan unduh hingga membagikan file.

    Memulai Akses ke Google Drive

    Pastikan Anda sudah memiliki akun Gmail untuk bisa mendapatkan akses penggunaan ke Drive. Akun Google ini bisa Anda buat secara gratis yang artinya juga memberikan Anda akses ke berbagai layanan Google lainnya. Setelah itu, Anda bisa masuk ke Google Drive dari browser ataupun aplikasi smartphone berbasis android dan iOS.

    Anda akan langsung mendapatkan kapasitas penyimpanan sebesar 15GB. Anda tidak harus berlangganan jika merasa bahwa kapasitas tersebut cukup. Artinya tidak ada pengaruh signifikan selain kapasitas jika Anda menggunakan Google Drive ini secara gratis sekalipun.

    cara upload ke google drive
    Tanda + untuk memulai Google Drive
    Di Google Drive, Anda bisa klik tombol plus (+) berwarna-warni untuk membuat atau mengunggah file di Drive. Di sini, Anda bisa membuat dokumen, spreadsheet, presentasi hingga formulir. Bahkan Anda juga bisa membuat lebihbanyak dengan bantuan aplikasi pihak ketiga seperti membuat gambar dan lain sebagainya.

    Jangan khawatir kesulitan menggunakan menu dalam tampilan Google Drive di komputer karena Anda bisa mengarahkan kursor ke atas tombol yang Anda kurang yakin apa fungsinya. Hal ini akan memunculkan popup yang menjelaskan fungsi dari tombol yang Anda tunjuk tersebut. Fitur seperti Google Sheets, Documents, dan Slides mungkin tak secanggih milik Microsoft Office, namun dengan harga yang gratis dan cara penggunaan yang tak jauh berbeda, fitur ini sayang untuk dilewatkan.

    Sangat dianjurkan untuk membuat folder untuk memastikan semua dokumen Anda tetap rapi dan teratur. Membuatnya cukup dengan klik tombol "Baru" di kiri atas lalu pilihlah "Folder" lalu beri nama agar memudahkan Anda mengingatnya. Untuk memindakan file ke folder tersebut, seret file dari halaman utama Google Drive Anda.

    Anda juga bisa menambahkan tanda bintang ke file yang dilihat lagi nanti agar menjadi lebih mudah menemukannya. Tanda bintang ini hanya bisa dilihat oleh Anda sendiri yang memberikannya, dan bukan orang lain yang juga memiliki akses ke file tersebut. Untuk lebih cepat menemukan sebuah file, Anda juga bisa memanfaatkan pencarian Drive yang ada di atas halaman. Anda bisa mencari file berdasarkan nama ataupun jenis file. Jika hasil pencarian kurang memuaskan, klik panah ke bawah atau menu Alat pencarian lainnya untuk mencari file berdasar kriteria lain seperti tanggal maupun siapa yang membagikan atau dibagikan dengan siapa.

    Mengunggah File Sekaligus Berbagi

    Untuk mengunggah atau mengupload file Anda ke Google Drive, klik tombol "Unggah" di bagian bawah Drive Baru atau Saya. Berikutnya pilih file dari komputer yang ingin Anda unggah ke penyimpanan cloud. Anda bisa menggunggah berbagai macam file ke Google Drive, tentunya masih dalam batas ukuran maksimal upload yang telah ditentukan oleh Google.

    Google Drive yang telah Anda manfaatkan untuk produktifitas, utamanya kebutuhan kantoran, nyatanya juga menawarkan fitur kolaborasi yang cukup solid dimana Anda bisa bekerja jarak jauh bersama orang lain dalam sebuah proyek, berbagi dokumen hingga membuat perubahan bersama secara realtime. Anda bisa langsung membagikan dokumen setelah Anda membuatnya dengan cara mengklik pilihan "Bagikan" di sudut kanan atas lalu tambahkan alamat email orang yang Anda ajak untuk berkolaborasi lalu klik tombol "Selesai" warna biru di bawah jendela.

    Dalam dokumen bersama, Anda bisa melihat siapa saja yang sedang mengedit dokumen tersebut. Caranya dengan melihat nama atau gambar kolaborator di bagian kanan atas jendela. Selain itu, biasanya nama tersebut ditampilkan dalam warna yang berbeda agar Anda lebih mudah untuk membedakan mereka.

    Mengunduh File

    Salah satu masalah yang membuat banyak orang ragu untuk memanfaatkan layanan cloud adalah ketersediaan layanan internet mereka yang terkadang tidak menentu, seperti di Indonesia. Google Drive memiliki kemampuan untuk melihat serta mengedit file dalam mode offline. Dari browser Google Chrome misalnya, Anda bisa mengunduh ekstensi Google Documents Offline untuk bisa bekerja tanpa internet.

    Saat ekstensi ini telah diaktifkan pada browser dan pengaturan Drive Anda, maka beberapa jenis file populer yang Anda buat seperti Documents, Spreadsheet dan Slide bisa Anda akses tanpa internet selama beberapa jam. Ada sebuah tanda di sebelah nama file di jendela file yang bisa menjadi indikator status sambungan Anda, sedang online ataukah offline. Fitur ini juga bisa Anda lakukan di aplikasi seluler setelah Anda menyesuaikannya di pengaturan.

    Berbagi ke beberapa kolaborator di Grup Google

    Anda juga bisa berbagi dokumen ke sejumlah orang tanpa harus menambahkan kolaborator satu per satu. Caranya adalah dengan memanfaatkan fasilitas Grup Google dimana setiap peserta dalam grup tersebut, termasuk Anda, bisa mendapatkan akses ke berbagai file yang Anda bagikan. Membuat grup ini juga tidak terlalu sulit.

    Selain berbagi ke banyak orang sekaligus, Anda juga bisa berbagi banyak file sekaligus. Untuk melakukannya pun juga cukup mudah yaitu dengan cara membuat memindahkan sejumlah file ke dalam sebuah folder lalu bagikan folder tersebut. Dengan demikian, setiap orang yang bisa melihat folder pun bisa mengakses semua data yang ada di dalamnya.

    Konversi Dokumen

    Salah satu masalah dengan kolaborasi adalah jenis file yang dibuat menggunakan software yang berbeda. masalah kompatibilitas memang seringkali menghambat pekerjaan bersama sejumlah orang karena preferensi software yang digunakan tidak selalu sama. Untuk file dokumen misalnya, Anda bisa dikonversi ke Google Documents sehingga bisa dibagikan dan diedit bersama. Google akan merekomendasikan program yang sesuai untuk membuka file yang mungkin tidakkompatibel.

    Masalah lain yang juga sering terjadi saat berkolaborasi adalah kesalahan pengeditan yang dilakukan oleh orang lain. Untuk mengantisipasi masalah ini, Google Drive akan menyimpan setiap versi perubahan dokumen selama 30 hari atau kali 100 revisi tergantung mana yang lebih dulu tercapai. Dengan kata lain, kemampuan ini memudahkan Anda untuk menemukan versi dokumen sebelum terjadi kesalahan edit. Anda bisa mengakses fitur ini dari "File" lalu klik "Riwayat versi" yang kemudian menampilkan kronologi pengubahan terhadap dokumen tersebut.

    ***
    Google Drive, layanan penyimpanan online ini memang menawarkan lebih dari sekedar layanan sinkron file ataupun paket aplikasi office saja. Selain halnya fitur bawaan yang diberikan oleh Google, nyatanya Anda juga masih bisa memanfaatkan puluhan aplikasi pihak ketiga. Dengan demikian Anda bisa membuat file diagram, edit foto, membuat model 3D, sketsa dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan Anda. Dan file yang Anda buat dengan aplikasi ini tersimpan dan tersinkron ke akun Google Drive.

    (0)

    Posting Komentar

    Iklan Atas Artikel

    Iklan Tengah Artikel 1

    Iklan Tengah Artikel 2

    Iklan Bawah Artikel