Tips untuk Mengelola File Bersama Google Drive

Salah satu keuntungan pengguina google drive adalah file google drive dapat dikelola secara bersama-sama.
kolaborasi file google drive

F
itur kolaborasidi Google Drive, utamanya suite perkantoran,memang memungkinkan pengguna untuk bekerja sama dari jarak jauh yang artinya membuka banyak peluang untuk kerjasama dengan banyak orang. Sayangnya dukungan untuk bekerjasama ini masih belum cukup dipahami dan masih ada saja pengguna yang merasa bingung dalam mengelola file bersama. Terlebih saat riwayat kolaborasi sudah cukup lama dengan banyak file yang tersimpan di dalam penyimpanan drive. Apakah Anda mengalami kesulitan dalam hal ini?

Mengenal Fitur Fitur Berbagi di Google Drive

Mari kita terlebih dahulu mengenali tentang konsep dasar dari kemampuan berbagi pada Gogle Drive dimana Anda bisa membagikan file maupun folder apa pun dengan orang lain yang memiliki link ke file tersebut. Dalam hal ini Anda harus memperhatikan siapa saja yang berbagi dengan Anda serta tingkat izin berbagi yang Anda terapkan pada mereka terhadap file.

Jika Anda sebagai pemilik file, maka Anda bisa saja memberikan kepemilikan penuh atas file pada orang lain. Pilihan lainnya, Anda bisa menentukan sejauh mana mereka boleh mengakses seperti hanya boleh melihat atau diperbolehkan untuk mengedit. Beberapa tingkat izin ini antara lain;
  • dapat mengedit: orang lain bisa membuat perubahan pada file 
  • dapat berkomentar: orang lain bisa melihat dan menambahkan komentarnya pada file, namun mereka tidak bisa membuat perubahan pada file tersebut.
  • dapat melihat: orang lain hanya bisa melihat file tanpa kemampuan edit maupun komentar. 

Lalu apa saja yang bisa Anda lakukan agar pengelolaan file bersama di Google Drive menjadi lebih mudah?

Mengatur Nonaktifkan Salin, Unduh, dan Cetak

Sebagai pemilik Anda bisa mencegah orang lain untuk melakukan pengunduhan, pencetakan maupun penyalinan terhadap file bersama. Fitur ini akan menghilangkan opsi-opsi tersebut pada menu pemirsa yang artinya menjadi lapisan kontrol terhadap file Anda. Caranya dengan pilih ikon Bagikan di kanan atas pada file bersama yang Anda maksud lalu tambahkan nama kolaborator. Atur tingkat izin pada menu drop-down yang muncul di sebelah kolom nama antara lain sebagai editor, pemirsa atau komentator. Pertimbangkan pula untuk untuk menonaktifkan opsi ekspor Google Drive.

Berbagi dengan Pengguna Non-Google

Kenalan Anda memang tidak harus memiliki akun Google untuk bisa melihat-lihat folder maupun dokumen di Google Drive. Untuk memperlihatkan file di Google Drive, Anda bisa mengirim link ke alamat email non-Google yang mereka gunakan. Sebisa mungkin, hanya bagikan link atau undangan ke Google Drive melalui obrolan, emailatau media sosial untuk menghindari penyalahgunaan.

Unduh Arsip Google Drive Bersama

Anda juga bisa mengunduh semua konten folder bersama ke dalam bentuk arsip ZIP yang bisa dimanfaatkan sebagai salinan lokal dokumen bersama. Tidak ada perubahan struktur folder maupun sub-folder antara folder di Google Drive dan arsip salinan. Begitu pula dengan semua jenis file yang tetap dipertahankan dalam format aslinya.Akses Google Drive Anda lalu klik kanan di folder kemudian pilih Unduh. Atau Anda juga bisa menggunakan menu (ikon tiga titik) di bilah alat untuk melakukan pengunduhan folder.

Transfer Kepemilikan File pada Orang Lain

Saat ada orang lain yang mengambil alih proyek atau Anda memutuskan untuk berhenti pada pekerjaan tertentu dan ingin meneruskannya pada orang lain, maka ini adalah saatnya untuk mentransfer kepemilikan dokumen. Untuk melakukannya pun cukup mudah, dimana Anda hanya perlu membuka Google Drive lalu pilih folder atau file bersama dan klik ikon Bagikan pada kanan atas. Anda bisa mengundang orang yang ingin dijadikan pemilik terlebih dahulu (jika belum diberi akses ke file bersama). Klik menu drop-down di sebelah nama orang yang Anda maksud lalu klik pilihan"Jadikan Pemilik".

Meminta Akses ke File Bersama

Saat soerang pemilik file bersama lupa mengatur opsi berbagi pada filenya, maka saat Anda mencoba mengakses akan muncul pesan "Anda perlu akses". Begitu pula saat Anda ingin membuka file bersama melalui akun Gmail lainnya. Untuk itu Anda bisa meminta izin akses dengan cara membuka link ke file tersebut lalu klik "Minta Akses". Sementara di perangkat mobile Anda bisa langsung mengklik pilihan yang muncul saat pesan tersebut muncul. Hal ini akan mengirimkan sebuah email kepada pemilik sehingga ia akan segera menerima notifikasi untuk memberikan akses.

Menemukan Kolaborator

Mengelola file bersama artinya Anda juga perlu mengetahui siapa saja yang mengerjakan dokumen tertentu. Untuk itu, Anda bisa menjelajahi tab "Aktivitas" untuk memeriksa file mana yang sudah Anda bagikan belakangan ini. Anda juga bisa mencari dokumen mana saja yang telah Anda bagikan menggunakan Google Drive Search serta alat pencarian lanjutannya.

Membuat Grup Kontak

Anda juga bisa lebih menyederhanakan aktifitas berbagi file dengan membuat grup berbasis kontak email. Dengan grup ini, Anda pun tidak perlu lagi menetapkan izin dokumen secara satu per satu pada setiap anggota di dalamnya. Cukup menentukan Label tertentu yang relevan atas sekumpulan kontak tersebut. Cara membuatnya cukup dengan masuk ke Kontak Google Anda lalu klik Buat label di sisi kiri. Namai label sesuai proyek yang dikerjakan lalu masukkan label pada bidang pengaturan berbagi file di Google Drive.

Melihat Berapa Kali File Bersama Dilihat

Google Drive memang dilengkapi dengan riwayat versi yang berguna seandainya ada diantara kolaboratir yang melakukan salah edit. Sayangnya, Google tidak memberikan alternatif untuk mengetahui berapa kali sebuah dokumen bersama telah dilihat oleh para kolaborator. Sebagai alternatif, Anda bisa mengirim link file bersama tersebut ke penyingkat URL seperti Bitly untuk mendapatkan informasi berapa kali link tersebut diklik.

Berbagi dengan Slack

Anda bisa lebih memudahkan proses berbagi dengan bantuan Slack, dimana Anda bisa mengimpor file Google Drive lalu membagikannya dnegan lebih mudah. Setiap file yang diimpor juga akan diindeks oleh Slack yang akan memudahkan proses pencarian dan referensi. Perlu Anda ingat bahwa file tersebut tidaklah disimpan di Slack, melainkan tetap aman berada di folder Google Drive milik Anda. Artinya Slack hanya menjadi saluran. Dengan begitu, konten yang Anda bagikan akan ditampilkan cuplikannya dan pastinya ini menjadi cara yang lebih ramah daripada sekedar mengirimkan sebuah link berisi kode yang membawa kolaborator entah kemana.

Membagikan Google Documents melalui Microsoft Office

Untuk saat ini, mungkin Google Drive dan Microsoft Office Suite menjadi persaingan aplikasi perkantoran paling sengit. Ya, kompetisi yang sudah cukup lama berjalan ini nampaknya sedikit mereda karena kini Anda bisa mengunggah file Word, Excel maupun PowerPoint ke Google Drive lalu mengeditnya langsung di cloud storage tersebut seperti halnya Anda mengedit file dokumen Google Drive yang lain. Artinya semua perubahan tersimpan ke file tetap dalam format aslinya. Selain itu dokumen Word yang disimpan dalam Drive juga dibackup oleh riwayat versi dimana Anda bisa melacak perubahan versi pada file Word.

Berbagi file di Google Drive memang semakin mudah yang semakin mendukung potensi untuk menjalin kerjasama yang lebih dinamis. Anda pun bisa lebih bebas dalam bekerja dari manapun baik dari kantor pusat, di kantor cabang atau di mana pun. Terlebih masa sekarang ini dimana Anda sangat dianjurkan untuk mulai beradaptasi dengan bekerja dari rumah. Tidak nyaman mungkin, namun dengan pengetahuan dan sarana yang mendukung seperti Google Drive, mengapa tidak?

#BlogFromHome
Belajar nulis di Intermediet : terima ksih tepuk tangannya ;-)
(0)

Posting Komentar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel